【上手な仕事の振り方】仕事の振り方をレベル別に分けて解説

新任管理職向けのマネジメント研修をすると、次のような質問が頻繁にやってくる。「部下が気持ちよく指示を受けられるような、上手な仕事の振り方はないか？」「優しくて伝わりやすい仕事の振り方を教えてほしい」これらの質問は管理職の役割を理解していないために起きている事象であるのだが、中々それは分からずにいるケースが多い。今回は「仕事の振り方」を3つのレベルに分けて説明をしていく。

そもそも管理職はなぜ存在するのか？

組織を3つの役割に分けてみると、「経営」「管理」「執行」という役割に分けられる。「経営」は、会社の方向性や目標を決定する役割を持っており「執行」はそれを実行する役割を持つ。だが、それだけでは、人数が多くなればなるほど仕事が回らなくなる。なぜならば、変わりゆく現状を把握し、それに見合った役割をつけて都度仕事を振る役割が必要になるからであり「管理」がそれにあたる。

大雑把な整理だが、管理職の存在理由は、「仕事を振ること」にある。それぞれの役割ごとに、違う難易度が求められるが、特に管理職が難しいポイントは、やるべき仕事の全体量と、各人の状況を把握し続けることだ。

一般職に居た時は、自身の時間と仕事の管理をしていたが、管理職となると、人を管理するため、当然、自身の時間感覚や仕事感覚と違う相手に仕事を振らなければならない。管理職はこの点で悩むことが多い。しかし、存在理由からして、やらなければならないのだ。

成長の基本は「目標ー現在地＝課題」を知ること

管理職であれ一般職であれ、成長の基本は、「目標ー現在地＝課題」の発見をすることだ。しかし仕事を振ることに対するレベル分けが巷でもないため、自身の管理職としての現在地や課題を見出すことができないだろう。

そこで我々は、仕事の振り方をレベル別に分けてみたので、自身がどこにいるか参考にしていただけると嬉しい。

レベル1：「振らないといけない」と思っているが振れない

まずは、仕事が振れない状態だ。振れない理由にも色々とあるが、よく管理職研修であげられる発言は下記の内容が多い。

• 部下に依頼してもすぐに上がってこない
• これ以上、部下に仕事を振るとパンクするのではないか心配
• もう少し優しい（難易度が低い）仕事を振った方がやりやすいのではないか
• 自分でやったほうが早い

このような悩みを持っている管理職は「部下が快く引き受ける伝え方」「部下が気持ちよく働ける指示の出し方」といったテーマで講師に質問を投げかけることが多い。

一見、部下思いの優しい上司に見えるのだが、これでは部下の成長を妨げてしまうし、そもそも、管理職自身の残業量が多い傾向にある。なぜならば、部下でもできる仕事を自分で取ってしまっているからだ。これでは、仕事を振る事が存在意義の管理職の仕事をしていない。

成長するためには、部下にもストレッチをした仕事を振る必要があるのだが、そもそもいきなり管理職になりたてて、そのような調整などできるはずがない。この段階の管理職は、そのことを理解しておらず、自身がスーパー管理職にならないといけないと思い、それができないために、自分で抱えてしまうのだ。

そのためには、実は調整を覚える前に、まずは振ることを覚えることが次のステップなのだ。

レベル2：構わず振る

このレベルにいる管理職は、自分自身が仕事を振れていて、部下もうまく仕事をこなしていると勘違いしている傾向にある。しかしながら、実際のところはそうではなく、以下のような状況が見受けられる。

• 自分には仕事の相談がなく、更に上の上司と部下がやり取りをしている
• 「期限はいつまでですか？」「誰からの依頼ですか？」「何がポイントですか？」といった具体的な質問が部下から飛んでくる
• 部下間だけで、話し合いが進んでいる

仕事自体を振ることはできるが、実際には状況や役割を無視して振っているため、部下間で話し合いをしながら、役割を振り直したり、団結して仕事をしている。また「前と同じ感じで」「細かいところは◯◯さんに任せるよ」などといった曖昧な指示が多いため、部下は考えざるを得ない。そのため、時には更に上の上司とやり取りをしながら情報を得ている。

レベル1と比べると、管理職として能力が低いのではないか？と思いがちだが、管理職の存在意義は仕事を振ることだと考えると、レベル2の方が能力は高い。更に、管理職に意図はなくとも、部下を成長させている。

しかし、当然デメリットもある。仕事量の調節がきかないため、部下が肉体的・精神的に疲弊していき離職者も増える。また、段階的な成長ではなく、偶発的な成長となってしまうため、組織としてチグハグな状態になってしまう。ただし、仕事量の調整を効かせるのは、本当に難しいことであり、実は次のステップは調整をすることではなく、「具体的な仕事の振り方を覚える」ことにある。

レベル3：事実や役割に基づいて振る

このレベルにいる管理職は、上位20%の優秀な管理職と言える。仕事の調整までパーフェクトにしているわけではないが、一つ一つの仕事に対して、部下の役割に基づいて仕事を振っているのが特徴だ。そうすると、以下の状況が見受けられる。

• 5W2Hを通したやり取りが、双方で行われる
• 役割に基づいて説得されるため、やらざるを得ない状況になる
• 「もう少し部下である自分自身の現状を見てほしい」という要望・意見が出る

レベル3は、とにかく事実に基づいている。今回の仕事の振り方についてをケースに取れば、ジョブディスクリプションや、会社としての方針を参考にして仕事をどう振ろうかを考えられる。それゆえに、会社とのイメージのズレが少ないのはメリットだ。レベル2と比較すると、会社で決められた役割に沿って仕事を振っているので、振られた相手としては、仕事を振られた理由に納得をしやすい。

しかし、相手の仕事の現状（特に量ではなく質について）把握していないため、そこの確認をしていくことで、更なる成長が望める。

質とは、同じ仕事でも人によっては、大変な仕事と感じる人もいれば、簡単な仕事と感じる人もいるかもしれず、部下と事実ではなく、部下の解釈までを含めたコミュニケーションを取りながら、調整を行える状態になることだ。

まとめ：スーパー管理職の思い込みから脱出する

今回は段階別に仕事の振り方を紹介した。レベル1-2の管理職が60-80%くらいのため、優秀な管理職になるためには、レベル2、レベル3と段階をあげていけば優秀な管理職になれる。

また先程も述べたが、寝返りもうてない赤ちゃんが、立って走ることが難しいように、仕事を振ったこともない管理職が、部下の主観までも把握して、調整をきかせて気持ちよく働ける職場づくりに貢献すると言ったことは、まだまだ先のことになる。どうしてもレベル3やそれ以上をすぐに目指そうとしてしまうが、レベル1や2の段階を踏んでステップアップするほうが、実は近道なのだ。興味があれば連絡をもらえると嬉しい。